专业会议接待--海南旅游资讯网

　　接待了10年的会议，会议流程基本变化不大，不过该注意的地方还是很多，每一关都不能随便处理，每一次都要认真对待。海南旅游资讯网接待会议的基本流程如下：

一.

联系：

　　联系分主动联系与被动联系，主动联系是我们知道会议举办方有会议意向后的主动联系，被动联系是指会议举办方通过其它渠道找到我们；一般联系到我，我都会要求对方尽可能提供比较详细的一些计划，这样方便后面的策划及方案编写。

二.

策划：

　　根据客户的会议基本要求，策划会议的基本方案：地点选择、酒店选择、日程安排、会议项目、餐饮安排、接送机安排等等，每个细节都必须考虑客户的承受力和满意程度。

三.

方案提供：

　　把基本的策划思路和客户沟通，并形成文字方案，以便客户在其单位的备案和审批。

四.

前期考察：

　　考察满意后，进行合约的签署，把所有接待涉及内容编写入内，个人认为，签署合约对双方都有好处，不要拍胸膀决定；而且细节相当重要；我们海南旅游资讯网前年接待的上海汽轮机的订货会，客户的要求相当细，很多想到的或没想到的细节都被罗列出来，虽然前面略嫌烦琐，但是后面很多相关问题解决起来就非常流畅了。

五.

合约：

　　签好合约我是要求有一定的预付款的,这样整个会议过程才会流畅，因为酒店预订需要预付款、车辆预订也需要预付款；如果不提供预付款，我们的订单随时有可能被取消；这是件不可弥补的麻烦事，特别是会议人数多的时候。

六.

预付款：

七.

预订：

　　这是我方必须认真操作的一件事，把合约相关的一些接待单位预订好，该给的预付款一定要到位；海南很多时候的客房是突然紧张的（只要出现一些大型会议或活动）。

八.

接待：

　　接待是整个会议的核心部分，包括接送机、会议安排、客房安排、用车安排、活动组织等，都应严格按照合约操作，当然一些突发事件或标准增减随时都作出相对应的调整；这个细节我将在另外一篇文章说明。

九.

结算：

　　会议操作结束时，双方财务人员认真核对各类单据，严格按照合约执行核算。